Wichtige Informationen zum Jahresabschluss / Sammelreise (Beachten Sie unbedingt folgende beiden Hinweise)

1.    Sperrung der Bestätigungsfunktion in den Bestätigungs-Apps („grüne Schaltfläche“)

Durch die mit dem Jahresabschluss verbundenen und zwingend notwendigen Aktivitäten in Haushalt und Kasse, können in diesem Jahr ab dem 13.12.2019 keine Reisekosten, Trennungsgelder und Umzugskosten zur Auszahlung gebracht werden.

Die Bestätigungsfunktion („grüne Schaltfläche“) in den Bestätigungsapplikationen für Reisekosten, Abschläge und Forderungsnachweise wird ab dem 13.12.2019 gesperrt und steht grundsätzlich, ab dem 02.01.2020 wieder zur Verfügung. Dienstreiseabrechnungen können weiterhin erfasst, in den Bestätigungsprozess gegeben werden.

Wichtig! Der Prozess für den Dienstreiseantrag ist von den Jahresabschlussaktivitäten nicht betroffen. Dienstreiseanträge können wie gewohnt erfasst und genehmigt werden.

2.    Update der Sammelreise

Um zusätzliche Verzögerungen und Ausfallzeiten zu vermeiden, wird der vorgenannte Unterbrechungszeitraum genutzt, um Ihnen die Applikation „Sammelabrechnung“ ab dem 02.01.2020 in optimierter Form und vor allem mit deutlich verbesserter Programmlaufzeit zu Verfügung zu stellen. Zur Durchführung der hiermit verbundenen Wartungsarbeiten ist es erforderlich, die alte Sammelreiseapplikation ab dem 06.12.2019 zu deaktivieren.

Wichtig! Beachten Sie, offene und aufgelaufene aktuelle Sammelreiseabrechnungen frühestmöglich an den Bestätiger zur Freigabe weiterzuleiten. Die Bestätigung muss spätestens am 06.12.2019 erfolgt sein!

Achtung! Offene und bis 06.12.2019 nicht bestätigte Sammelreisen können, aufgrund geänderter Datenstrukturen, nicht in die neue Sammelreiseapplikation übernommen werden und müssen zur Aktivierung der neuen Applikation gelöscht werden. Sammelreisen die bis dahin nicht bestätigt wurden, müssen mit der neuen Sammelreise gänzlich neu erfasst werden! Wir empfehlen daher dringend, ab sofort offene Sammelreisen abzuschließen und zügig der Bestätigung zuzuführen!

In dringenden (Ausnahme-)Fällen können Reisen mit der Applikation „Dienstreise abrechnen“ als Einzelreisen erfasst werden und in den Bestätigungsprozess gegeben werden (vgl. Punkt 1).

Die Unterbrechungszeiträume werden bei der Berechnung von Ausschlussfristen berücksichtigt.

Bitte beachten Sie, dass die zeitlichen Verzögerungen aufgrund der ohnehin durchzuführenden Jahresabschlussarbeiten auf ein Minimum beschränkt werden. Wir bitten um Ihr Verständnis.

Nach oben